人最不善于管理自己的时间，我们常常认为自己知道时间花到那里去了，但是如果我们写下我们的工作纪录，就知道这句话是个谎言。永锡从几个月前开始纪录自己的工作时间，我设定了一个倒数计时器，每15分钟会响一下，我便记录下这15分钟做的事情。

 

经过了一段时间后检视自己时间的运用，让我很惊讶的是，就算是一整天工作下来（假设8小时），我能记录下来真正在做事情的时候也只有4-5 个小时。检讨下来，浪费的时间包括被人打断工作或者分心、不然就是在作一些没有生产力的事情。永锡才发现，虽然我自许是个时间管理讲师，但是实际上执行的绩效仍然有改进之处。我也发现，如果凭着印象或记忆，要了解自己时间如何运用，是很不准确的，一定要作工作纪录才行。

 

重视效能的时间管理者，一定要先了解时间耗用在何处，我也整理了彼得.杜拉克>（内地译名彼得·德鲁克>）组织内时间运用的五个迷思，和大家分享。

 

迷思之一：我们大部分的工作时间都很有生产力

 

公司重要的客户打电话来，业务经理绝不敢说”太忙了，等一阵子再打给我。”就算是客户聊得是家庭琐事、上周摔断腿，他也不得不听。

政府机关的首长、主管，每天都要忙着开会、参访机关人员接待，准备给上级的资料，或许这些资料只要上网查询立刻可以得到，但是整天都会遇到这些事情。

公司的老板，要时常参加婚丧喜庆，各种高层、基层的会议，否则所有的员工及主管会觉得没有受到重视。

就算我们是基层人员也是如此，每天会接到各种的指示及要求，这对其生产力完全没有帮助，但是他们却不得不面对。

 

表面上看起来，我们相当的忙碌，但是这些工作时间内发生的事情，却对我们的生产力，一点帮助都没有。

 

迷思之二：工作被打断并不严重

 

之前我有一篇文章提到一个45/15定律，意思是在一小时的时区内，我会用45分钟专心处理好一件事情，其他15分钟批次处理小事情。这个45/15是比例的意思，如果时间有三个小时，我可能用两个半小时来专注于一件事，留下30分钟批次处理小事情。为甚么要如此呢？

 

因为我们作任何事情要有效能，有一个”最小完整时间”，举例而言，我写这篇文章的时间大约是两个小时，若是我每天花上15分钟写作，一共写了8天，虽然总时间都是两小时，但是恐怕还是无法写出一篇文章。但是如果能运用晨间的时间，在完全没有干扰的状况下工作一个半小时以上，这样文章的初稿一定能完成，永锡可以用零辛时间来作润稿及段落修正的工作，所以一个半小时就是永锡写文章的”最小完整时间”。

 

有很多工作都是如此，电影导演剪接影片、科学实验的进行、软体工程师编写程式代码、一个专题的演讲等，都需要一定的”最小完整时间”。尤其是和他人互动更是如此，若始想花十分钟，想和他人作一个有效的沟通，那真的是白费力气。想和他人建立好一次良好的人际互动，至少要花一个小时以上，才能进入”深谈”的状况。这些工作，如果中途被打断，那是一个时间上很大的耗费，常常代表要重新再来一次。

 

迷思之三：工作场合闲谈无益

 

杜拉克认为，大型机构中，若是高阶主管期望内部的知识工作者有所表现，一定要定期抽出时间和他们讨论以下问题

 

1 你认为高层人员应该了解你工作的哪些部份？

2 你对我们这个组织的看法？

3 你觉得组织还有哪些尚未开拓的机会？

4 你觉得我们还有哪些上为察觉的危机？

5 你希望从我的身上知道些什么？

 

这些”闲谈”，不管在政府、企业、学术及军事单位，都有其必要。而且在交谈的过程中，要不急不徐，让人觉得”我们有无限的时间来讨论”才有成效，因为人际及工作关系确实相当费时，太匆忙了，反而会产生反效果。但是这样的人际互动，随着组织人数的增加，需要的时间也增加，这样子用于生产的时间就减少了。

 

迷思之四：管理人员有比较多的时间用于工作本身上

 

一般人认为，只要当上主管，就可以命令其他人做事情，自己的自由时间就增加了，其实不然；管理人员和第一线的员工不同，他需要花更多的时间和不同部门及上级长官沟通，也就是说人际互动的量增加了。如迷思三提到，沟通相当费时，会造成生产时间的降低。也因此，主管特别需要时间管理，因为他要面对的时间问题，比起第一线员工复杂许多。

 

因此管理人员要在工作上做的杰出，就不能乞求安逸，要不就是投入更多的时间来工作，或者就是要善用时间管理的方法，将剩余有限可以自由运用的时间作更好的运用，不然绝不可能成为一个优秀的主管。

 

迷思之五：决策快速可以省下时间

 

“有效的管理者，凡是遇到人事问题，总是决定的很慢，而且长需经过多次考虑，才能拍板定案”

–彼得.杜拉克

 

组织的人数越多，有关人事的决策也越多。许多管理人员忽略，人事决策所需要的”最小完整时间”大的惊人，因为人事决策牵涉的因素非常的多，需要较长、持续、不受打扰的时间才能做好。

 

例如某一个专案小组成立，里面的成员应该有哪些？新成立的单位，应该指派哪位主管？某一个员工很有行销的才能，却没有工厂管理的经验，应不应该给他升迁，或要升迁另外一个没有行销经验的人？

 

人并不是设计作为一个组织的”资源”，因此任何人都很难完全符合组织内的职位要求，人又不是能够随意修改及更新的，所以每一个职位只能找到大致上合适的人，但是组织需要人才在正确的位置上，才能推动工作，因此在人事的决策上，我们需要较长时间的思考及判断。

 

结论

 

我们看过了五个组织内时间运用的迷思，就知道时间管理系统对组织内的人们特别重要，因为时间管理系统是一种杠杆，用较少的时间，但是达成较高的生产力。

 

有限的时间内，一个人只能想他已经知道的，只能作他曾经作过的事情。然而现在组织必须面临的不断创新的挑战，所以势必要使用大量的时间资源，若是没有一套良好的系统，就会耗费更多的加班时间，让其他生活的领域受到影响。我们投资于学习于时间管理的时间，对我们节省时间有很大效益，希望大家一定要知道自己时间跑到那里去了。

 

这堂课是我们”了解时间花用在何处”这个章节的第一阶段，我们下一堂课，我们要讨论的是如何纪录好自己的时间？
 

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