时间管理要求的是整体时间的使用最佳化，也就是说，让该时间所制造的生产量最高，而不是仅考虑可使用的时间之长短。
比如，甲一天睡5个小时，扣掉吃饭及休息的时间2个小时，可以使用的有17个小时，但因睡眠不足，所以生产力每小时为5个单位，如此一来，甲一天的生产力为17*5=85个单位。乙每天睡8个小时，同甲一样需要2个小时的吃饭及休息时间，一天有14个小时可以使用，其每个小时的生产力为8个单位，一天的生产力为14*8=112个单位。很明显，即使每天甲仅睡5个小时，乙则睡8个小时，但是乙的生产力还是比甲高。所以，讨论时间管理，必须两样因素都考虑，即时间的量与时间的质。
相信许多人一定有这样的习惯，非到中午12点绝不进餐，或是不到晚上6点就不会有想进餐的念头。尤其是商业区或学校附近，中午12点一到就可以看到人群接踵而至，每家餐馆都挤满了人，这与12点前10分钟的门可罗雀的景象有着天壤之别。其实，只要提早10分钟或延后半个小时，就可以避开人潮了。
或许有人会这样认为，学校的午休时间都安排在中午12点，人挤人是无可避免的。但许多人还是会把这样的“生活作息”复制到非工作的日子中。在实施双休日制度后，不少人对休闲活动更加重视，每到假日，风景区，娱乐场所总是人满为患。看到表演可能需要排上1个小时的队才能买到门票；到风景区的路上车流量大，花了不少的时间在车阵中缓缓前进，等到踏上归程又是饱受塞车之苦；用餐时，非得到了习惯的时间才肯到餐厅，结果餐厅内座无虚席，等到前一批客人离开可能需要再等半个小时。
其实，错开不好的时段，情况就完全不同了。选择看早场的表演，或是等到非假日再去观赏，如此就不用花时间在排队上；比一般人提早或延迟2、3小时前往与离开风景区，除了在风景区停留的时间不会减少外，也能避开因人多造成的塞车之苦；一般人习惯12点用中餐，如果提早10分钟到达餐厅，一定可以轻松地找到座位。
相似的情况还有很多，有些习惯会使我们不知不觉地陷入不利的情境中，如果及早避开不好的时机，在时程上做些调整，就可以节省下不少的时间。
就算是再繁忙的工作，偶尔也会拣到一些空档时间，例如：会议比预计提早10分钟结束;老师提早10分钟下课；原定3小时的车程却提早半小时到达；或是快递还没有到达，接下来的工作没办法进行，只得等待代件；这些时间就是空档时间。
空档时间通常无法预先加以计划，这时心里大概不会有什么谱，若要是先进行其他工作，可能会嫌时间不够。那就不妨处理一些枝尾末节的小事，或是准备往后工作或课业所需要的资料。
作为一个学生，可以利用这短短几分钟的空档时间整理课桌上的书本、代具或是归类这几天收到的作业。一个上午学习下来，自己的课桌可能早就凌乱不堪。找支铅笔就像是捉迷藏，需要翻箱倒柜一番。不如利用空档时间整理课桌，把代具集中定位，将桌上的书本分门别类放入书包，清除过时失效的资料。再者特别挑出来放置。如此一来，会发现当需要某本书或工具时，就不必在翻箱倒柜，而且在进入下一门功课学习时，直接翻开早就准备好的资料，会更得心应手。
准备专属的“活用空档计划”。这份计划不需要纳入繁杂困难的工作，只要考虑一些简单、不耗时、随时可中断的工作即可。集腋成裘、聚沙成塔，活用空档时间，对其进行有效的利用，累积下来也是相当可观的。
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