体系的两个层面
■ 时间安排:每项工作活动发生的时间和所需要的时间
■ 信息管理:与每项工作活动相关的信息从何处查找或归档于何处
体系是帮助你规划、记忆活动和时间安排及有关信息的一套固定系统,应包括:
时间安排工具:日历,每日时间表,每日活动表,甘特图(项目管理工具)等
信息管理工具:电脑硬盘档案,软盘、光盘档案,纸文件档案,电话、会见记录单等
时间管理的具体方法
一、每年制定目标
工具:人生之轮
二、每周制定计划
工具:周计划
三、未来活动安排
工具:日历(大概估计日期,填写在估计日期的月份)
四、约见、会议安排
工具:日历
五、每天的安排
工具:“每日安排表”(见附录一)这一工具的特点:a) 可以用A4纸自己拷贝;b) 自己填写日期,灵活、经济;c) 管理时间的维度全面周到,且一目了然
■ 在每日下班前计划第二天的工作
■ 首先将日历中的约见、会议填入时间表 (参考附录2)
■ 将活动按优先性分成A、B、C、D类
A类:紧急且重要
B类:重要但不紧急
C类:紧急但不重要
D类:不重要也不紧急
■ 估计每类活动应花的时间(参考附录3):
工作不是干了算,而是应该算了干!
对事讲效率,对人讲效果:谈事可以将时间卡得死一点,当涉及情感,人员发展等问题时,留的时间余地就要大一些
■ 将活动穿插到约会的间隙内(附录2)
■ 第二天上班后根据临时变动可对活动优先性做适当调整
■ 学习方法 每天的工作安排应该:首先处理A、B类,然后是C类,努力完成D类,避免拖延
六、别人的承诺
工具:每日安排表中“别人的承诺”部分
譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担
七、对别人的承诺
工具:可能运用到以上所有工具
因为你给别人的承诺,如项目管理,可能会包括约见,活动,未来活动和别人的承诺
八、每个月,至少每季度要做反思回顾
工具:成绩总结表
九、集中统筹,将以上所有工具集中在一册中,形成自己的人生
运用时间管理工具的好处
■ 工具帮你记忆,从而减轻心理、思想和头脑负担好记性不如烂笔头!
■ 帮你轻松有序地完成任务,实现人生的各项目标
以上是"时间管理的具体方法"的内容,本文的主题是“譬如,当有人向你承诺某日作为上交任务的期限时,你就可以直接填写一张该日期的每日安排表,并将责任人和要交付的任务记录在“应交付的工作”一栏中到了该日期,这一记录就会给你提醒,从而省去你用脑子记忆的负担”
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